Oui, l'adresse de votre siège social peut être radiée de la Banque-Carrefour des Entreprises à la demande de quelqu'un d'autre que vous. Le SPF Économie ouvre cette démarche à « tout intéressé » et donne lui-même l'exemple d'une personne qui reçoit à son adresse du courrier destiné à une entité qui n'est pas la sienne, ou dont elle n'est pas le représentant.
La procédure vise les adresses enregistrées dans la BCE qui ne sont pas correctes. Elle peut donc toucher une société dont l'adresse officielle n'est plus celle où elle est réellement joignable : un ancien bureau, une adresse prêtée, un immeuble qui a changé de mains. Le point commun de ces situations : c'est quelqu'un d'autre qui reçoit le courrier.
Qui peut déclencher la procédure, et comment
Tout intéressé peut signaler une adresse erronée au service de gestion de la BCE : par formulaire en ligne, par e-mail, ou par courrier au « BCE – Service Radiations ».
La demande doit indiquer la dénomination de l'entité, son numéro d'entreprise et l'adresse visée, qu'il s'agisse du siège ou d'une unité d'établissement. Un jugement, un rapport d'enquête ou un procès-verbal constatant le caractère erroné de l'adresse permet d'accélérer la procédure.
Trente jours, puis parfois trente de plus
La BCE écrit d'abord à l'entité concernée et lui laisse 30 jours pour régulariser sa situation. À défaut de réaction, deux cas de figure sont prévus :
- si le demandeur a joint un jugement, un rapport d'enquête ou un procès-verbal, ou si l'adresse ne figure pas dans une source authentique d'adresses, la radiation peut intervenir après ce délai de 30 jours ;
- dans les autres cas, un second courrier accorde 30 jours supplémentaires. Passé ce nouveau délai, l'adresse peut être radiée.
Le SPF Économie précise que les délais de traitement peuvent être plus importants, le nombre de demandes étant croissant.
Deux points méritent attention. La radiation d'office est une mesure administrative : l'entité continue d'exister juridiquement et conserve ses droits et obligations, et elle n'est dispensée d'aucune de ses formalités légales. Par ailleurs, une entité qui n'a pas accompli ses formalités ne peut pas demander au service de gestion de la BCE de rectifier ses données à sa place.
Domiciliation : vérifier que le prestataire est enregistré
La loi du 29 mars 2018 encadre les prestataires de services aux sociétés. Est notamment concerné celui qui fournit à titre professionnel un siège statutaire, ou une adresse commerciale, postale ou administrative et d'autres services liés. L'enregistrement auprès du SPF Économie est obligatoire avant l'exercice de l'activité.
Pour la domiciliation d'entreprise, cet enregistrement n'est accordé que s'il est établi que le prestataire :
- dispose de locaux dotés d'une pièce propre à assurer la confidentialité et à permettre une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l'administration ou de la surveillance effective de la personne domiciliée ;
- occupe légitimement ces locaux ;
- conclut avec les personnes domiciliées une convention reprenant les conditions d'occupation des locaux.
Ces trois conditions décrivent assez bien ce qu'est une adresse de siège solide : des locaux qui existent et que le prestataire occupe de plein droit, et une convention écrite avec l'entreprise domiciliée. Le SPF Économie tient une liste des prestataires enregistrés, consultable sur son site Internet : c'est la vérification à faire avant de signer.
Unita Business Zaventem est un centre d'affaires agréé SPF Économie, situé Romboutsstraat 7 à 1932 Zaventem. La gestion du courrier comprend sa réception, son tri et son scan, et une salle de réunion peut être louée à l'heure. Les packs de domiciliation commencent à 49,99 € HTVA par mois.
Sources : SPF Économie — « Demande de radiation d'office d'adresses » (BCE) ; SPF Économie — « Radiations d'office dans la BCE » ; loi du 29 mars 2018 portant enregistrement des prestataires de services aux sociétés, Moniteur belge du 2 mai 2018, en vigueur le 1er septembre 2018.