Une société peut mentionner une adresse électronique dans son acte constitutif : toute communication que ses associés ou actionnaires, ses membres, les titulaires de titres ou de certificats concernés lui envoient à cette adresse est alors réputée valablement faite. C'est l'article 2:31 du Code des sociétés et des associations (CSA), qui permet aussi de mentionner un site internet.
Une faculté, sauf pour certaines sociétés et entités
En principe, mentionner une adresse électronique et un site internet est une faculté. Les sociétés cotées et les entités d'intérêt public visées à l'article 1:12, 2°, du CSA sont toutefois obligées de publier une adresse électronique et de créer et publier un site internet. Le texte précise que l'adresse électronique peut être remplacée, le cas échéant, par un autre moyen de communication équivalent.
Qui peut la modifier ?
L'organe d'administration peut modifier l'adresse électronique et l'adresse du site internet, même si elles figurent dans les statuts. Il peut aussi, à tout moment, adopter et publier une adresse électronique ou un site internet qui n'avaient pas été prévus dans l'acte constitutif. La modification est communiquée aux associés ou actionnaires, aux membres et aux titulaires de titres, conformément à l'article 2:32.
Et dans l'autre sens : l'e-mail des associés et des administrateurs
L'article 2:32 permet à chaque associé, actionnaire, membre ou titulaire d'un titre de communiquer à tout moment une adresse électronique à la société ; les communications envoyées à cette adresse sont réputées valablement faites, jusqu'à ce qu'il en indique une autre ou demande à ne plus communiquer par e-mail. Les membres de l'organe d'administration, et le cas échéant le commissaire, peuvent également communiquer une adresse électronique au début de leur mandat.
Le courrier papier ne disparaît pas
Pour les communications visées à l'article 2:32, la société écrit par courrier ordinaire aux personnes dont elle n'a pas d'adresse électronique, le même jour que les envois électroniques. L'adresse électronique s'ajoute donc à l'adresse du siège, elle ne la remplace pas : l'adresse précise du siège figure dans l'extrait de l'acte constitutif déposé au greffe (article 2:8 du CSA).
Ce que vous pouvez vérifier
- si l'acte constitutif mentionne déjà une adresse électronique et un site internet ;
- quelles adresses électroniques vos associés et administrateurs vous ont communiquées ;
- que l'adresse du siège indiquée dans l'extrait déposé au greffe correspond à l'adresse où le courrier de la société est effectivement relevé.
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Source : Code des sociétés et des associations, art. 2:31 et 2:32 (Justel, consulté le 26/10/2026).