Quand une société nomme un gérant ou un administrateur, ou qu'une de ces fonctions prend fin, un extrait de l'acte concerné doit être déposé au dossier de la société dans les trente jours. C'est ce que prévoit l'article 2:8, § 1er, du Code des sociétés et des associations (CSA).
Ce que dit l'article 2:8 du CSA
Pour être versés au dossier de la société, certains documents sont déposés dans les trente jours, à compter de la date de l'acte définitif, du prononcé du jugement exécutoire par provision ou de la date à laquelle le jugement est passé en force de chose jugée.
La liste de l'article 2:8, § 1er, comprend notamment :
- l'extrait des actes relatifs à la nomination et à la cessation des fonctions des personnes autorisées à administrer et à représenter la société (5°, a) ;
- l'extrait des actes relatifs à la nomination et à la cessation des fonctions des commissaires, des liquidateurs, des administrateurs provisoires et des membres du conseil de surveillance (5°, b à e) ;
- une déclaration, signée par les organes compétents de la société, constatant que la fonction d'une de ces personnes a pris fin de plein droit (7°, b) ;
- les actes apportant une modification aux dispositions des actes dont le code prescrit le dépôt (9°).
Ce que cela change dans la pratique
La désignation d'un nouveau gérant, d'un nouvel administrateur ou d'un liquidateur ne se limite donc pas à une décision interne : elle entraîne un dépôt. La fin des fonctions d'une personne autorisée à représenter la société est visée de la même manière.
Le délai de trente jours est court. Il est utile de prévoir le dépôt au moment où la décision est prise, et de conserver la date de l'acte, point de départ du délai.
Les points à vérifier avant de déposer
- la date de l'acte ou de la décision qui fait courir le délai ;
- la fonction concernée : personne autorisée à administrer et à représenter la société, commissaire, liquidateur, administrateur provisoire ou membre du conseil de surveillance ;
- le document visé : extrait de l'acte, ou déclaration signée lorsque la fonction a pris fin de plein droit ;
- l'adresse du siège de la société, qui doit rester exacte dans le dossier.
Et l'adresse du siège ?
Le dossier de la société doit rester à jour, y compris pour ce qui concerne le siège. Une société domiciliée chez un prestataire de services aux sociétés conserve une adresse stable pour ses dépôts et pour la réception de son courrier.
Unita Business Zaventem propose la domiciliation de société à Zaventem, avec gestion du courrier. La rédaction des actes et leur dépôt relèvent de la société, de son notaire ou de son comptable.
Source : Code des sociétés et des associations, article 2:8, § 1er. Cet article d'information ne remplace pas l'avis d'un notaire ou d'un comptable.