Quand un gérant ou un administrateur quitte ses fonctions, le Code des sociétés et des associations (CSA) prévoit le dépôt au dossier de la société d'un extrait des actes relatifs à la cessation des fonctions, dans les trente jours à compter de la date de l'acte définitif. Une déclaration signée est prévue en plus lorsque la fonction a pris fin de plein droit.
Ce que dit le CSA
L'article 2:8, §1er, du CSA prévoit que les documents listés sont déposés « dans les trente jours, à compter de la date de l'acte définitif ». Le 5° vise l'extrait des actes relatifs à la nomination et à la cessation des fonctions des personnes autorisées à administrer et à représenter la société, mais aussi des commissaires, des liquidateurs, des administrateurs provisoires et des membres du conseil de surveillance.
Cessation des fonctions et fin de plein droit
Le dépôt couvre la nomination comme la cessation. Le 7°, b) du même paragraphe prévoit par ailleurs une déclaration, signée par les organes compétents de la société, constatant que la fonction d'une de ces personnes a pris fin de plein droit.
Où le dépôt est-il versé ?
Ces documents sont déposés « afin d'être versés au dossier de la société », lequel est tenu au greffe du siège de la société (CSA, art. 2:7, §1er). L'adresse du siège sert donc à identifier le greffe compétent.
Ce que vous pouvez vérifier avant de signer
- la date de l'acte définitif, point de départ des trente jours ;
- le type de document à déposer : extrait de l'acte relatif à la cessation des fonctions, et déclaration lorsque la fonction a pris fin de plein droit ;
- l'adresse du siège de la société, qui détermine le greffe compétent.
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Source : Code des sociétés et des associations, art. 2:7 §1 et 2:8 §1, 5° et 7° (Justel, consulté le 23/10/2026).